Importar datos desde Microsoft Excel

Como importar datos desde Microsoft Excel

En muchas ocasiones los datos que se necesitan guardar en las tablas en una base de datos de SQL Server se encuentran guardados en archivos de Microsoft Excel, para poder guardar los datos en SQL Server es necesario realizar el proceso de importación de datos.

Como formatear el archivo de Excel para importar datos a SQL Server

Al tener los datos guardados en un archivo de Microsoft Excel, se debe tener en cuenta los siguientes pasos para el correcto formato para que el proceso de importar desde Microsoft Excel a SQL Server sea exitoso.

  • Los títulos de las columnas en el archivo de Excel serán los nombres de campos al finalizar el proceso de importación.
  • No se debe dejar columnas en blanco.
  • Los títulos de las columnas deben ser de una sola fila.
  • Asignar un nombre de rango donde se encuentran los datos a importar.
  • Se pueden importar varios rangos al mismo tiempo.
  • En ocasiones aparece un error en el formato de archivo de Excel a partir de la versión 2013, para evitar el error se debe grabar el archivo de Excel en el formato “Libro de Excel 97-2003 (*.xls)
  • Se recomienda cerrar el archivo de Excel antes del proceso de importación.



En la imagen siguiente se muestra un archivo con dos rangos a importar, uno de productos y otro de clientes.

Note los dos rangos definidos, el de productos en el rango A4:D7 y el de clientes en el rango G4:I9.

Pasos para importar datos de Excel a SQL Server

Para importar datos desde Microsoft Excel a SQL Server se debe seguir los siguientes pasos:

  1. En SQL Server Management Studio seleccionar la base de datos donde se importarán los datos, pulsar botón derecho, seleccionar Tareas (Task) y luego Importar datos (Import Data)

2. Aparece la ventana de inicio del asistente de importación de datos. Pulsar Siguiente

3. Seleccionar el origen de datos, en este caso se seleccionará Microsoft Excel, luego seleccionar el archivo del disco donde se encuentran los datos. Note que se encuentra activada la casilla de verificación “La primera fila tiene nombres de columna” lo que va a definir los nombres de campo en la tabla al finalizar la importación. Pulsar Siguiente.

4. Seleccionar el destino, que será “SQL Server Native Client XX.0” donde el valor de XX va a depender de la versión de SQL Server. Especificar el nombre del servidor, la autenticación y la base de datos a donde se importarán los datos desde Excel. Pulsar Siguiente.

5. Seleccionar la opción “Copiar los datos de una o varias tablas o vistas” para que los datos de Microsoft Excel sean importados a tablas en SQL Server. Pulsar Siguiente

6. Aparece un listado con los nombres de rangos definidos en la hoja de Microsoft Excel, el nombre de rango asignado definirá el nombre de la tabla en SQL Server. Seleccionar los rangos que se desean importador y pulsar Siguiente.

7. En este paso se puede ejecutar inmediatamente la importación o guardar el paquete en SQL Server Integration Services SSIS,  Para este asistente se seleccionará “Ejecutar inmediatamente”. Pulsar Siguiente

8. Aparece una ventana de resumen del asistente. Para realizar la importación de datos pulsar Finalizar.

9. Al realizar el proceso, debería mostrar el mensaje de Correcto.



Puede ver el resultado de los datos de Excel importados a SQL Server.

Importante:

  • Se sugiere importar los datos en tablas que luego se puedan modificar o desde donde se puedan copiar los registros a las tablas definitivas.
  • Cambie los datos definidos por SQL Server en las tablas importadas. (Ver Alter Table)
  • Asigna las restricciones adecuadas como PK, FK, Unique, Default o Check para el correcto manejo de los datos. (Ver restricciones)